কার্য বিশ্লেষণের কৌশল

আজকে আমাদের আলোচনার বিষয় কার্য বিশ্লেষণের কৌশল

কার্য বিশ্লেষণের কৌশল

কার্য বিশ্লেষণের কৌশল

কার্য বিশ্লেষণ প্রত্যেকটি প্রতিষ্ঠানের জন্য গুরুত্বপূর্ণ। কার্য বিশ্লেণের মাধ্যমে কর্ম উপযোগী কর্মী এবং কর্মী উপযোগী কর্ম এ দুয়ের মধ্যে সমন্বয় করা যায়। কার্য বিশ্লেষণ ব্যবস্থার বা কর্মসূচির সফলতা নির্ভর করে তথ্যের সঠিকতার ওপর। সঠিক ও উন্নত ফলাফল অর্জনে কার্য বিশ্লেষণের জন্য কতিপয় কৌশল বা পদ্ধতি প্রয়োজন অনুযায়ী প্রয়োগ করা হয় একটি প্রতিষ্ঠানে বিভিন্ন পদ থাকে।

এ পদগুলোর কার্যক্রম, সম্পাদনের যোগ্যতা, দক্ষতা, অভিজ্ঞতা ইত্যাদি উপাদানসমূহ চিহ্নিতকরণ ও পর্যালোচনা করার প্রক্রিয়াকে কার্য বিশ্লেষণ বলে। কার্য বিশ্লেষণের জন্য বিভিন্ন তথ্য সংগ্রহ করতে হয়। অতঃপর এগুলো বিশ্লেষণ করতে হয়। কার্য বিশ্লেষণ পদ্ধতি দু’প্রকার। যেমন-

(ক) রীতিগত বা গুণবাচক পদ্ধতি (Conventional method) ও

(খ) সংখ্যাত্মক পদ্ধতি (Quantitative method )

নিচে চিত্রের মাধ্যমে কার্য বিশ্লেষণ পদ্ধতি দেখানো হলো :

চিত্র : কার্য বিশ্লেষণ পদ্ধতি

রীতিগত পদ্ধতি (Conventional method) :

কার্য বিশ্লেষণের রীতিগত নানান পদ্ধতি রয়েছে। নিম্নে এ পদ্ধতিসমূহ আলোচনা করা হলো:

পর্যবেক্ষণ পদ্ধতি (Ovservation method) :

যে পদ্ধতিতে কার্য বিশ্লেষক নিজে কার্যক্ষেত্রে উপস্থিত থেকে কর্মীর কার্যক্রম প্রত্যক্ষণ করেন এবং কার্যসম্পাদনের বিভিন্ন পদ্ধতি সম্পর্কে তথ্য সংগ্রহ করেন, তাকে পর্যবেক্ষণ পদ্ধতি বলে। এ প্রক্রিয়ায় কার্য বিশ্লেষক কার্য চলাকালীন প্রত্যক্ষভাবে কার্য দেখেন ও তথ্য সংগ্রহ করেন। শারীরিক কার্যের ক্ষেত্রে এ পদ্ধতিটি বেশ কার্যকর। তবে এ পদ্ধতিতে অধিক সময় ব্যয় হয়।

সাক্ষাৎকার পদ্ধতি ( Interview method) :

সাধারণতঃ সংশ্লিষ্ট ব্যক্তিকে বা ব্যক্তিবর্গকে কোন চাকরিতে নিয়োগ দানের জন্য যে মৌখিক পরীক্ষা গ্রহণ করা হয়, তাকে সাক্ষাৎকার বলে। তবে এ ক্ষেত্রে চাকরি প্রদানের জন্য নয়, ব্যক্তি যে কোনো কাজে জড়িত সে কাজ সম্পর্কে বিভিন্ন খুটিনাটি সাক্ষাৎকার নেয়া হয়। কর্মীকে বোর্ডের সম্মুখে হাজির করা হয় এবং বিভিন্ন বিষয়ে সামনা-সামনি বিষয়ে আলাপ-আলোচনার ভিত্তিতে সংশ্লিষ্ট কার্যসম্পর্কে তথ্যাদি সংগ্রহ করা হয়। এ ক্ষেত্রে তিন পর্যায়ে সাক্ষাৎকার নেয়া হয়, যেমন-

(i) প্রতিটি কর্মীর সাথে ব্যক্তিগত সাক্ষাৎকার;

(ii) সম প্রকৃতির কাজে নিয়োজিত কর্মীদের দলগত সাক্ষাৎকার এবং

(iii) কার্যের সাথে জড়িত ফোরম্যানের সাথে সাক্ষাৎকার ।

প্রতিটি পর্যায়ে সাক্ষাৎকার গ্রহণের পূর্বে সাক্ষাৎকার প্রদানকারীকে এর উদ্দেশ্য বলতে হবে এবং তাঁকে বা তাঁদেরকে স্বাধীনভাবে কার্য সম্পর্কে বলার সুযোগ দিতে হবে। এ পদ্ধতির সুবিধা হলো এতে কার্যসংক্রান্ত কোনো তথ্য বাদ পড়ে না। কারণ মুখোমুখি সবকিছু আলাপ-আলোচনা করে তথ্য সংগ্রহ করা হয় এবং এতে সময় বেশি লাগে ।

প্রশ্নমালা পদ্ধতি (Questionaire method) :

প্রশ্নমালা পদ্ধতি কার্য বিশ্লেষণের জন্য তথ্য সংগ্রহের আরেকটি উল্লেখযোগ্য পদ্ধতি। এ পদ্ধতিতে যে সকল কার্য সম্পর্কে তথ্য সংগ্রহ করা হবে, যে সকল বিষয়ে বিস্তারিত প্রশ্ন প্রণয়ন করা হয়। কোনো প্রশ্নের উত্তর লিখতে ও কোনো প্রশ্নের টিক (V) চিহ্ন দেয়ার জন্য বলা হয়। অতঃপর এগুলো সংশ্লিষ্ট কর্মীদের নিকট প্রেরণ করা হয়।

এ ক্ষেত্রে তিনটি পর্যায়ের জন্য তিন ধরনের প্রশ্ন তৈরি করে উত্তর সংগ্রহ করা হয়। উল্লেখ্য যে, প্রশ্ন হতে হবে অত্যন্ত সহজ ও বোধগম্য। এ পদ্ধতির একটি বড় সুবিধা হলো এতে অপেক্ষাকৃত স্বল্প ব্যয় হয়। আর অসুবিধা হলো ডাক মারফত প্রশ্ন প্রেরণ ও পূরণকৃত প্রশ্নপত্র ফেরত পেতে অনেক সময় লেগে যায়।

ডায়েরি পদ্ধতি (Diary method) :

এ ক্ষেত্রে প্রত্যেক কর্মীকে তাঁর প্রতিদিনের কার্য সম্পর্কে ডায়েরি বইয়ে লিপিবদ্ধ করতে নির্দেশ দেয়া হয়। একটি নির্দিষ্ট সময় পর কার্য বিশ্লেষক উক্ত ডায়েরি সংগ্রহ ও এতে লিপিবদ্ধ কার্যের বর্ণনা বিশ্লেষণ করে প্রয়োজনীয় তথ্য সংগ্রহ করতে পারে। কার্য সম্পর্কে তথ্য সংগ্রহে এ পদ্ধতি অত্যন্ত সফল পদ্ধতি। এতে যাবতীয় তথ্য সংগ্রহ করা যায়। তবে এতে সময় বেশি লাগে।

চেক লিষ্ট পদ্ধতি (Check list system) :

চেক লিষ্ট হলো কোনো বিষয়ে গুরুত্বপূর্ণ দিনসমূহ নিয়ে প্রণীত তালিকা। এ ক্ষেত্রে সংশ্লিষ্ট কার্য সম্পর্কে প্রয়োজনীয় বিষয়ে তালিকা প্রণয়ন করা হয় এবং কার্যের সাথে জড়িতদের নিকট প্রেরণ করা হয়। তাঁরা নিজ নিজ কার্যের সাথে সংশ্লিষ্ট তালিকায় টিক চিহ্ন দিয়ে তা কার্যবিশ্লেষককে ফেরৎ দেয়। কার্য বিশ্লেষক উক্ত তালিকা বিশ্লেষণ করে প্রয়োজনীয় তথ্য সংগ্রহ করেন। এ পদ্ধতিতে কার্য বিশ্লেষণ করা অত্যন্ত সহজ। তবে এ পদ্ধতির সফলতা নির্ভর করে সঠিকভাবে তালিকা প্রণয়নের ওপর।

বিশেষজ্ঞ সম্মেলন পদ্ধতি (Specialist conference method ) :

এর অর্থ হলো কার্যের সাথে সংশ্লিষ্ট বিশেষজ্ঞদের সমন্বয়ে সম্মেলন করা হয়। কারণ তাঁদের কার্য সম্পর্কে যথেষ্ট জ্ঞান ও অভিজ্ঞতা রয়েছে। এ পদ্ধতিতে বিভিন্ন কার্য সম্পর্কে বিশেষজ্ঞদের নিকট সুচিন্তিত মতামত বা তথ্য পাওয়া যায়। ফলে সংশ্লিষ্ট কার্য বিশ্লেষণ সহজ ও ফলপ্রসূ হয়।

সম্মিলিত পদ্ধতি (Combinations method) :

চেক লিষ্ট হলো কোন বিষয়ে গুরুত্বপূর্ণ দিনসমূহ নিয়ে প্রণীত তালিকা। এ ক্ষেত্রে সংশ্লিষ্ট কার্য সম্পর্কে প্রয়োজনীয় বিষয়ে তালিকা প্রণয়ন করা হয় এবং কার্যের সাথে জড়িতদের নিকট প্রেরণ করা হয়। তাঁরা নিজ নিজ কার্যের সাথে সংশ্লিষ্ট তালিকায় টিক চিহ্ন দিয়ে তা কার্যয়বিশ্লেষককে ফেরত দেয়। কার্য বিশ্লেষক উক্ত তালিকা বিশ্লেষণ করে প্রয়োজনীয় তথ্য সংগ্রহ করেন। এ পদ্ধতিতে কার্য বিশ্লেষণ করা অত্যন্ত সহজ। তবে এ পদ্ধতির সফলতা নির্ভর করে সঠিকভাবে তালিকা প্রণয়নের উপর।

জটিল ঘটনা পদ্ধতি (Critical incident method) :

এ পদ্ধতির অর্থ হলো প্রতিষ্ঠানে বিভিন্ন সময়ে ঘটে যাওয়া ঘটনাসমূহকে জটিল ঘটনা বলে। আর এ সকল ঘটনা বিশ্লেষণ করে সংশ্লিষ্ট কার্যে কর্মীদের আচরণ সম্পর্কে তথ্য জানা যায়। অর্থাৎ কর্মীরা সংশ্লিষ্ট কার্যে কি আচরণ করে, অনুকূল না প্রতিকূল তা জানা যায় । অতঃপর প্রাপ্ত আচরণগত তথ্য হতে সফলতার সাথে কার্য বিশ্লেষণ করা যায়।

সংখ্যাত্মক পদ্ধতি (Quantative method ) :

এটি এমন একটি পদ্ধতি যার মাধ্যমে কার্যে সংশ্লিষ্ট কর্মীর আচরণ এবং কার্যের পরিমাণসংক্রান্ত বিষয়ে তথ্য সংগ্রহ ও মূল্যায়ন করা হয়। কার্য বিশ্লেষণে রীতিগত পদ্ধতির সীমাবদ্ধতাকে কাটিয়ে উঠার জন্যই মূলতঃ সংখ্যাত্মক পদ্ধতি ব্যবহার করা হয়। এ পদ্ধতিতে কম্পিউটারের সাহায্যে বিশ্লেষণ করা হয় বিধায় এটি অধিকতর সঠিক ও ফলপ্রসূ। নিচে কতিপয় সংখ্যাত্মক পদ্ধতি আলোচনা করা হলো :

কার্য মজুত বিশ্লেষণ (Task inventory analysis) :

টাস্ক বা কার্যের অর্থ হলো বড় কাজের ক্ষুদ্র ক্ষুদ্র অংশ যা কর্মীরা সম্পাদন করে থাকে। কর্মীরা সকলেই সব ধরনের টাস্ক বা কার্য সম্পাদনা করে না। তাই বিশ্লেষণ করা হবে এমন টাস্ক বা কার্য সম্পর্কে ও এর প্রতি কর্মীদের আচরণসংক্রান্ত প্রশ্নমালা তৈরি করে তথ্য সংগ্রহ করাকে টাস্ক বা কার্য মজুত বিশ্লেষণ পদ্ধতি বলে। এ পদ্ধতিতে তথ্য সংগ্রহ করে কার্য বিশ্লেষণ করলে তা ফলপ্রসূ হয়।

পদ বিবরণ প্রশ্নমালা (Position description questionaire) :

পদ বা পজিশন এর অর্থ হলো কতগুলো কার্যের সমন্বয়ে একটি দল যা একজন কর্মী দ্বারা সম্পাদন করা হয়। উদাহরণস্বরূপ বলা যায় যে, একজন সেক্রেটারি কর্তৃক সকল টাস্ক বা কার্য সম্পাদন করা হয়। এ পদ্ধতিতে বিভিন্ন পদের বর্ণনা দিয়ে এবং প্রশ্নমালা তৈরি করে তথ্য সংগ্রহ করা হয়।

এ ক্ষেত্রে এক পদের কার্যের সাথে অন্য পদের কার্যের তুলনা করে প্রশ্ন তৈরি করা হয়। এতে সংগৃহীত তথ্যের তুলনামূলক বিশ্লেষণ করা সহজ হয়। প্রতিটি পদের প্রয়োজনীয় জ্ঞান ও পূর্ব অভিজ্ঞতার প্রয়োজনীয়তার মাত্রাও বিশ্লেষণ করা হয়।

পদ বিশ্লেষণ প্রশ্নমালা কৌশল (Position analysis questionaire) :

এ পদ্ধতিতে বিভিন্ন কার্যের কর্তব্য ও দায়িত্ব নির্ধারণ করার নিমিত্তে প্রশ্নমালা তৈরি করে তথ্য সংগ্রহ করা হয়। এ পদ্ধতিটি Mccormic, Jeanneret s Mechan কর্তৃক প্রবর্তিত হয়। এতে ব্যবহৃত প্রশ্নমালা স্বয়ং কার্য বিশ্লেষক কর্তৃক ব্যবহৃত হয়। তিনি যে সকল কার্য বিশ্লেষণ করবেন, সে সম্পর্কে পূর্ব থেকেই পরিচিতি লাভ করে থাকেন। এতে ১৪৯টি আইটেমের প্রশ্ন থাকে ।

সবগুলো কার্যের সাথে সামঞ্জস্যপূর্ণ নাও হতে পারে। তবে যেগুলো কার্যের সাথে সামঞ্জস্যপূর্ণ সেগুলোই তিনি প্রশ্নমালায় সংযোজন করবেন। এ পদ্ধতির একটি বড় সুবিধা হলো এতে কার্য সম্পর্কে ৫টি গুরুত্বপূর্ণ তথ্য বেরিয়ে আসে, যেমন-

(i) সিদ্ধান্ত গ্রহণ সঠিক হচ্ছে কিনা, যোগাযোগ সঠিক হচ্ছে কিনা ও সামাজিক দায়িত্ব পালন করা হচ্ছে কিনা

(ii) দক্ষতার সাথে কার্য সম্পাদিত হচ্ছে কিনা

(iii) কর্মীরা শারীরিকভাবে কর্মঠ কিনা

(iv) কার্যে যন্ত্রপাতি ব্যবহৃত হচ্ছে কিনা

(v) তথ্য প্রক্রিয়াকরণ করা হয় কিনা

এ পদ্ধতিতে কার্য বিশ্লেষণে ১৯৪টি আইটেম থাকে। এগুলোকে প্রধানত ৬টি ভাগে ভাগ করা হয়, যেমন-

(i) তথ্য কাঁচামাল (Information input) : কর্মী কোথায় ও কি তথ্য পাবে ।

(ii) মানসিক প্রক্রিয়া (Mental process) : কার্য সম্পাদনে সিদ্ধান্ত ও পরিকল্পনা প্রক্রিয়া কেন ব্যবহার করা হবে।

(iii) কার্যফল (Work out put) : কার্যসম্পাদনে কি শারীরিক কার্য ও কৌশল ব্যবহার করা হবে।

(iv) অন্যদের সাথে সম্পর্ক (Relationship with other people) : কার্য সম্পাদনে অন্যান্যদের সাথে কি ধরনের সম্পর্ক রাখতে হবে।

(v) কার্য দিক (Job context) : সম্পাদিত কার্যের কি কি বাস্তব ও সামাজিক দিক রয়েছে।

(vi) অন্যান্য কার্য বৈশিষ্ট্য (Other job characteristics) : অন্যান্য কার্যের তুলনায় সংশ্লিষ্ট কার্যে কি কি বৈশিষ্ট্য রয়েছে।

কার্যভিত্তিক পদ বিশ্লেষণ (Functional job analysis) :

এটিকে কার্যভিত্তিক পেশাগত শ্রেণিবিন্যাস অ্যাপ্রোচও বলা হয়। এটি আমেরিকান এমপ্লয়মেন্ট সার্ভিস (US employment service) কর্তৃক প্রবর্তিত একটি কার্য বিশ্লেষণ পদ্ধতি । এ পদ্ধতিতে প্রতিটি পদ, পদে নিয়োজিত কর্মী ও কার্যক্রম সম্পর্কে ব্যাপক তথ্য সংগ্রহ করা হয়। এ ক্ষেত্রে ৫ ধরনের তথ্য সংগ্রহ করা হয়, যেমন-কর্মীদের কার্য; কার্যক্ষেত্র, মেশিন, যন্ত্রপাতি, কার্যসহায়তা, কাঁচামাল পণ্য, বিষয়বস্তু ও সেবা; কর্মীর গুণাবলি ইত্যাদি।

এ ক্ষেত্রে প্রথমে পেশাগত টাইটেল ডিকশনারী (Dictionary of occupational title- DOT) তৈরি হয়। প্রতিটি কাজের বিপরীতে তিন ডিজিটের কোড নম্বর দেয়া হয়। কোড নম্বরের ভিত্তিতে তথ্য সাজানো হয় ও প্রয়োজনে তা বের করে বিশ্লেষণ করা হয়। এ পদ্ধতিতে কার্য বিশ্লেষক নির্ধারণ করেন যে, কোন নির্দিষ্ট কার্য সম্পাদনে কি প্রয়োজন এবং সে কাজের একটি বিস্তারিত বিবরণ বা বিষয়বস্তু তৈরি করেন।

এ পদ্ধতির আরেকটি উদ্দেশ্য হলো- পেশাগত একটি সাধারণ ভাষা তৈরি করা যাতে সংশ্লিষ্ট সকলেই তা ব্যবহার করতে পারে। তাছাড়া এ পদ্ধতিতে কার্যবিশ্লেষণে তিনটি বিষয়ে সম্পর্ক স্থাপনের চেষ্টা করা হয়। যেমন-বস্তু (things); তথ্য (data) ও জনগণ (people)।

অর্থাৎ কোনো কর্মী কাজকে শারীরিকভাবে গ্রহণ করছে কিনা, তথ্য প্রক্রিয়াকরণে মানসিক শক্তি ব্যবহার করছে কিনা এবং অন্যান্য লোকজনের সাথে সম্পর্ক স্থাপন করছে কিনা- কার্যভিত্তিক পদ বিশ্লেষণে তা নির্ণয় করা হয়।

গুরুত্বপূর্ণ ঘটনা বিশ্লেষণ পদ্ধতি ( Important incident analysis) :

অতীতে ঘটে যাওয়া প্রতিষ্ঠানের জন্য অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ ঘটনাবলি বিশ্লেষণ করে তা থেকে প্রাপ্ত তথ্যসমূহ কার্য বিশ্লেষণের ক্ষেত্রে প্রয়োগ করা যায় এবং তা থেকে সুফল পাওয়া যায়। এতে বিভিন্ন পদের সাথে সংশ্লিষ্ট তথ্য পাওয়া যায় যা সংশ্লিষ্ট পদের কার্য বিশ্লেষণে কাজে লাগানো যায়। সুতরাং বিভিন্ন সময়ে ঘটে যাওয়া ঘটনা এবং তা মোকাবিলা করার কৌশল যথাযথভাবে মনে রাখতে হবে ।

পরিশেষে বলা যায় যে, প্রতিষ্ঠানের কার্য বিশ্লেষণে উপরিউক্ত পদ্ধতিগুলো অত্যন্ত কার্যকর। সবগুলো পদ্ধতি যে সব প্রতিষ্ঠান অনুসরণ করবে, তা নয়। প্রতিষ্ঠানের সক্ষমতা ও পছন্দ অনুযায়ী যে কোনো পদ্ধতি ব্যবহার করে কার্য বিশ্লেষণ সম্পাদন করতে পারে।