আজকে আমাদের আলোচনার বিষয় কার্যসম্পাদন পরিবীক্ষণ প্রক্রিয়া। যা বাউবি ওএসএমবিএ ২২০১ কৌশলগত মানব সম্পদ ব্যবস্থাপনা – ইউনিট ১০ এর অন্তর্গত।
কার্যসম্পাদন পরিবীক্ষণ প্রক্রিয়া
কার্যসম্পাদন প্রক্রিয়ায় কতগুলো পদক্ষেপ রয়েছে। এগুলো নিচে আলোচনা করা হলো :
১। সম্পাদিত কার্য পর্যবেক্ষণ ও দলিল সংরক্ষণ (Observing and Documenting Performance) : প্রতিষ্ঠানের প্রতিটি ইউনিটে কার্যসম্পাদনের সুনির্দিষ্ট পরিকল্পনা দেওয়া হয় এবং কর্মীরা সে মোতাবেক কার্যসম্পাদন করে থাকে । এ পর্যায়ে কার্যসম্পাদন পরিবীক্ষণের কাজ হলো প্রতিটি কর্মীর সম্পাদিত কার্যের পর্যবেক্ষণ করা ও দলিল সংরক্ষণ করা যে, তাদের সম্পাদিত কাজ প্রতিষ্ঠানের লক্ষ্যার্জনের জন্য কতটুকু সহায়ক। অর্থাৎ, তাদের কাজের অগ্রগতির প্রতিবেদন তৈরি করতে হবে।
২। সম্পাদিত কার্য বিশ্লেষণ (Analysing Performance) : এ পর্যায়ে কর্মীদের দ্বারা সম্পাদিত কার্য বিশ্লেষণ করা হয় এবং তাদের কার্যের জন্য কোন কোন উপাদান জড়িত, সে সকল উপাদানের কী অবদান প্রভৃতি নির্ধারণ করা হয়। কার্য বিশ্লেষণের মাধ্যমে
- কর্মীদের জানিয়ে দেওয়া হয় যে, লক্ষ্যার্জনের জন্য তাদের কার্য কতটুকু অবদান রাখবে;
- অবদান রাখে এমন বিভিন্ন উপাদান সম্পর্কে বিবরণ তৈরি করতে হবে;
- উন্নয়নের জন্য কর্মীদের নিকট থেকে মতামত ও পরামর্শ গ্রহণ করতে হবে।
৩। সঠিক প্রচেষ্টার পুনঃপ্রয়োগ (Reinforcing Right Efforts) : এ পর্যায়ে পরিকল্পনা মোতাবেক কার্যসম্পাদনের জন্য সুপারভাইজার কর্মীদেরকে প্রয়োজনীয় উৎসাহ ও সমর্থন দিয়ে থাকে, যেন তারা সঠিকভাবে অগ্রগতি সাধন করতে পারে । এতে প্রতিষ্ঠানের প্রতি কর্মীদের অঙ্গীকার বৃদ্ধি পায় ।
৪। কার্যসম্পাদনে বিচ্যুতি দূরীকরণ (Removing Performance DefDciencies) : কার্যক্ষেত্রে সকলেই সমানভাবে কার্যসম্পাদন করতে সক্ষম নাও হতে পারে। কিংবা কার্য পদ্ধতিতেও সমস্যা থাকতে পারে। এ পর্যায়ে কার্যে পিছিয়ে পড়া কর্মীদেরকে সাহায্য করতে হবে যেন সংশ্লিষ্ট কর্মী টার্গেট পূরণ করতে পারে। এ ক্ষেত্রে কর্মীরও সমস্যা থাকতে পারে কিংবা প্রতিষ্ঠানেরও সমস্যা থাকতে পারে। সমস্যা যারই থাক না কেন ব্যবস্থাপককে তা দূর করার ব্যবস্থা গ্রহণ করতে হবে। সাধারণত নিম্নলিখিত সমস্যাগুলো হয়ে থাকে :
প্রাতিষ্ঠানিক সমস্যা
- প্রত্যাশিত কার্য সম্পর্কে কর্মীদেরকে অবহিত করতে ব্যর্থতা
- অবাস্তব প্রত্যাশা
- কার্যসম্পাদন সম্পর্কে প্রতিফলনের অভাব
- সম্পদের অভাব অন্যান্য কর্মীদের অসহযোগিতা
- যথোপযুক্ত পদ্ধতির অভাব
- প্রশিক্ষণ প্রদানে ব্যর্থতা
- বৈরী কার্য পরিবেশ
- হয়রানি
কর্মীদের সমস্যা
- জ্ঞান, দক্ষতা বা সক্ষমতার অভাব
- প্রচেষ্টা বা মনোযোগের অভাব
- দূষণ বিচার বা বিবেচনা
- ব্যক্তিগত কারণ
- খারাপ মনোভাব ।
৫। সম্পদের যোগান (Providing resources) : অনেক সময় কার্যসম্পাদনের জন্য প্রয়োজনীয় সম্পদ বা কাঁচামাল পাওয়া যায় না। কার্যসম্পাদন পরিবীক্ষণের কাজ হলো: কী কী সম্পদ প্রয়োজন ছিল কিন্তু পাওয়া যায়নি তার বিবরণ তৈরি করা এবং তা সরবরাহের জন্য ব্যবস্থাপকদেরকে সুপারিশ করা ।
৬। উন্নয়ন পরিকল্পনা তৈরি (Preparing Improvement Plan) : এ পর্যায়ে ব্যবস্থাপকদের কাজ হলো: তাদের অধীনস্থ কর্মীদের কাজের অগ্রগতির জন্য নিয়মিতভাবে উন্নয়ন পরিকল্পনা প্রণয়ন করা। এ জন্য ম্যানেজারদেরকে কার্যোন্নয়নের লক্ষ্যে প্রয়োজনীয় হাতিয়ার, কৌশল ও পদ্ধতি সরবরাহ করতে হবে। এ জন্য কর্মীদেরকে নিয়ে কার্যসম্পাদন উন্নয়ন পরিকল্পনা প্রণয়ন করতে হবে। তবেই তাদের কার্যের উন্নয়ন সাধিত হবে। নিচে চিত্রের মাধ্যমে কার্যসম্পাদন পরিবীক্ষণ প্রক্রিয়া দেখানো হলো :
চিত্র : কার্যসম্পাদন পরিবীক্ষণ প্রক্রিয়া